Sistemas web a medida

En algún momento el proceso deja de caber en la hoja de cálculo. Dos personas editan el mismo archivo, nadie sabe cuál es la versión buena y el error de tipeo de alguien cuesta dinero. Cuando eso pasa con frecuencia, el problema dejó de ser falta de disciplina y pasó a ser falta de un sistema.

Cuándo conviene cambiar la hoja de cálculo por un sistema web

La hoja de cálculo es una herramienta excelente y barata, y reemplazarla demasiado pronto es un desperdicio. Las señales de que llegó el momento son muy concretas:

• Más de una persona necesita editar al mismo tiempo, y ya perdieron datos porque alguien sobrescribió el trabajo de otro.
• Usted necesita saber quién cambió qué y cuándo, por auditoría, por contrato o para descubrir dónde entró el error.
• Distintas personas deberían ver cosas distintas, y hoy todos ven todo.
• Alguien pasa horas por semana copiando datos de un lugar a otro.
• La hoja de cálculo creció tanto que se traba o se corrompe.
• Un cliente o proveedor necesita acceder a una parte, y hoy eso se resuelve por correo electrónico.

Si ninguna de estas situaciones es la suya, no necesita un sistema. Se lo decimos en esa conversación, y no cobramos por decírselo.

Qué construimos

Paneles internos

La pantalla donde su equipo trabaja todo el día. Registros, flujos de aprobación, asignación de responsables, historial de cambios. Aquí el criterio de calidad no es visual: es cuántos clics cuesta la tarea que más se repite.

Áreas privadas para clientes o socios

El lugar donde quien está fuera de la empresa consulta sus propios datos sin tener que pedirlos. Estado del pedido, documentos, segundas copias, seguimiento de trámites. Suele ser el proyecto con retorno más rápido, porque reduce el volumen de atención.

Integraciones

Hacer que ERP, CRM, pasarela de pagos, marketplace y transportista se comuniquen. Casi siempre es el corazón del proyecto, y la parte en la que el trabajo real está en el manejo de errores: qué pasa cuando la API del otro lado está caída, responde lento o devuelve datos inconsistentes.

Automatizaciones

La tarea que corre sola de madrugada: importar un archivo, conciliar, generar un informe, enviar un aviso cuando un número sale del rango. Cambia tiempo de personas por tiempo de máquina.

Cómo empieza

No empieza por las pantallas. Empieza por el proceso tal como es hoy, incluidas las excepciones, que es donde viven las reglas que nadie documentó y que hacen fracasar un proyecto en la recta final.

1. Mapeo. Acompañamos a quien ejecuta el proceso hoy, con la hoja de cálculo abierta. Anotamos el camino normal y todos los “pero cuando pasa X, lo hacemos distinto”.
2. Modelo de datos. Qué entidades existen, cómo se relacionan, qué es obligatorio. Es la decisión más difícil de revertir después, por eso va antes de la interfaz.
3. Corte vertical. Construimos un flujo completo de punta a punta, por pequeño que sea, y lo ponemos en manos de quien lo va a usar. Aporta más información que cualquier prototipo navegable.
4. Ampliación según el uso. Las siguientes entregas siguen el orden de lo que más duele, no el orden de la lista original.

Sobre la migración de los datos existentes

Esta etapa siempre se subestima. Los datos de una hoja de cálculo vienen con el CPF (número de identificación fiscal de personas en Brasil) en tres formatos, fechas en dos, nombres con espacios de más, duplicados que nadie sabía que existían y campos de observaciones con información crítica en texto libre.

Tratamos la migración como una etapa propia, con un informe de lo que entró, lo que se corrigió y lo que requiere una decisión humana. Un sistema nuevo con datos sucios es una forma cara de perder la confianza del equipo en la primera semana.

Qué se incluye por defecto

• Autenticación con perfiles de permisos por función.
• Registro de auditoría: quién lo hizo, qué cambió, cuándo.
• Copias de seguridad automatizadas con restauración probada.
• Entorno de pruebas separado de producción.
• Monitoreo de errores, con alertas cuando algo falla, antes de que el usuario lo reporte.
• Documentación de la arquitectura y de cómo hacer el deploy.
• Tratamiento de datos personales conforme a la LGPD (la ley de protección de datos personales de Brasil), incluidos la base legal y el plazo de conservación.